Salarisadministratie voor Ondernemers, Accountants en Administratiekantoren

Bij PvExpert weten we alles over het voeren van een salarisadministratie en de steeds weer veranderende wet- en regelgeving. Wij zorgen ervoor dat jij altijd op de hoogte bent van veranderingen, en we voorzien je van tips die jou helpen om boetes te vermijden. Met ons online personeels- en loonadministratiesysteem houd jij zelf overzicht en controle, terwijl je tegelijkertijd de zorg voor de salarisadministratie betaalbaar en professioneel uit handen geeft.

Je kunt ervoor kiezen om jouw personeels- en salarisadministratie aan ons uit te besteden. Blijf je deze liever gedeeltelijk zelf doen, dan bieden wij ondersteuning op maat.

Lees hier meer over onze flexibele oplossingen.

Bij het aannemen van een werknemer moet je om te beginnen aan bepaalde regels voldoen en een aantal zaken regelen. Voor meer informatie hierover kun je terecht op deze pagina van de Belastingdienst.

Als je gebruikmaakt van de uitgebreide mogelijkheden van ons online salarissysteem, kun je de nieuwe medewerker vervolgens zelf toevoegen. In deze instructievideo leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet. Maak je alleen gebruik van het basispakket, stuur de benodigde gegevens dan naar mutaties@pvexpert.nl en wij voegen de nieuwe medewerker voor je toe.

Om een nieuwe medewerker toe te voegen, heb je het volgende nodig: 

• Het ingevulde formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, of een alternatief hiervoor. Zonder ondertekende verklaring wordt de loonheffingskorting niet toegepast.
• Een kopie van een bankpas, of ander bewijs dat het rekeningnummer op naam van de nieuwe medewerker staat.
• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Dat wil zeggen een paspoort, of de voor- én achterkant van een identiteitskaart, waarop volledige naam, nationaliteit en Burgerservicenummer duidelijk zichtbaar zijn. Tip: volg het stappenplan verificatieplicht.
• Het contract.
• Als je de aanvraag per e-mail doet: het ingevulde formulier Nieuwe werknemer.

Wij bewaren deze documenten in het digitale personeelsdossier, zodat deze bij een eventuele controle simpel voor handen zijn. Je vindt de hierboven genoemde formulieren bij Downloads op onze website.

Om de eerste keer te kunnen inloggen, krijg je een e-mail met daarin een activatielink. Wanneer je hierop klikt, wordt jouw account geactiveerd en kun je een wachtwoord verzinnen. Hoe dit eruitziet, laten we in deze instructievideo zien.

Na het activeren van je account kun je voortaan inloggen via onze website. Dit kan zowel met jouw zelfgekozen wachtwoord, als met één van de andere beschikbare mogelijkheden, zoals je Google-account.

In de drukke periode voor de feestdagen is het extra belangrijk alles zo vroeg mogelijk te regelen. Zo kun je in de laatste loonaangifte van het jaar nog correcties doorvoeren, en moeten wij aangeven of de vrije ruimte van de WKR is overschreden. Wij helpen je graag op weg met dit handige stappenplan.

Om het jaar correct, volledig en op tijd af te kunnen sluiten, vragen wij je alle benodigde informatie zo vroeg mogelijk aan te leveren, uiterlijk in de tweede week van december. Op deze manier hebben wij alles gegarandeerd voor de kerstdagen verwerkt en kan iedereen met een gerust hart feest gaan vieren. Voor alles wat na die tijd binnenkomt, kunnen wij deze verwerkingstijd niet garanderen.

Het verlofsaldo dat tijdens het draaien van de jaarwissel staat geregistreerd, nemen wij mee naar het volgende kalenderjaar. Zodra wij het systeem hebben omgezet naar het volgende jaar, worden eventuele wijzigingen in het voorgaande jaar niet meer automatisch aangepast.

Voorbeeld: Je hebt ons doorgegeven dat het verlof is bijgewerkt en we kunnen omzetten naar 2024. Vervolgens maak je tóch nog een correctie op het saldo van 2023. Kan gebeuren, maar het betekent wel dat er een verkeerd eindsaldo is meegenomen naar 2024. Geef zoiets dus altijd aan ons door, zodat wij het handmatig kunnen aanpassen.

Voorkomen is echter beter dan genezen, dus zorg ervoor dat alle verlofaanvragen tijdig zijn goed- of afgekeurd, liefst uiterlijk de tweede week van december. In verband met de feestdagen verwerken we december namelijk vroeger dan andere maanden.*

Let op: Zodra we de lonen van december hebben verwerkt, zie je dat het verlofsaldo van alle medewerkers op nul staat. Dit komt doordat het systeem op dat moment al is omgezet naar januari, terwijl officieel de eerste periode van het nieuwe jaar nog moet beginnen. Het verlofsaldo is dus niet verdwenen; dat komt er vanzelf achteraan. Je kunt ook nog gewoon verlof afboeken; zolang je zorgt dat de aanvraagdatum klopt, komt het verlof in het juiste jaar te staan.

*Wat nog meer belangrijk is om te regelen aan het eind van het jaar, lees je in dit handige stappenplan.

Wij bevelen het gebruik van SEPA-bestanden van harte aan. In tegenstelling tot bij zelf overmaken, hoef je met SEPA namelijk niets zelf in te vullen. Het is een kwestie van het bestand downloaden uit ons systeem, en het vervolgens uploaden naar je bank. Hierdoor worden in één keer alle nettolonen naar de bijbehorende werknemers overgemaakt. Zo kost het je minder tijd en moeite, én hoef je je geen zorgen te maken om bijvoorbeeld tikfouten in rekeningnummers en loon. Ook voor de loonaangifte zijn SEPA-bestanden daardoor een betrouwbaar hulpmiddel.

Hoe je SEPA-bestanden gebruikt, laten we in deze instructievideo zien.