• Als werkgever bent u verplicht om een personeelsdossier bij te houden. Hoe zien uw personeelsdossiers eruit? 

    Bij het samenstellen van een personeelsdossier moet u zich houden aan verplichtingen uit de ‘Wet bescherming persoonsgegevens’. Een onderdeel van deze wet is dat u niet meer mag bewaren in het personeelsdossier dan dat noodzakelijk is. Maar wat is noodzakelijk?

    Noodzakelijk is zeker een geldig ID bewijs op moment van indienstreding van de werknemer. Daarna hoeft u het document niet telkens te vernieuwen. Let op! Een rijbewijs is geen geldig ID bewijs in de salarisadministratie. ID kaart voor- en achterzijde bewaren, nieuwe Paspoorten ook de pagina met het BSN nummer bewaren.

    Noodzakelijk is ook een ondertekend formulier van de werknemer waarop ze aangeven of de loonheffingskorting toegepast moet worden. Dit formulier is vormvrij, maar moet ondertekend zijn. Meeste bedrijven gebruiken het model opgaaf voor de loonheffingen.

    Werknemers uit het buitenland hebben misschien een verblijfsvergunning als ID. Bewaar deze goed en houdt ook de einddatum in de gaten. Als de verblijfsvergunning is verlopen, mogen ze niet meer in Nederland wonen/werken.

    Sommige werknemers hebben ook een tewerkstellingsvergunning nodig. Bewaar deze ook goed in de administratie en houdt ook hier de einddatum goed in kaart.

    Mag uw werknemer gebruik maken van de 30% regeling, bewaar deze ook goed in uw salarisadministratie en houdt ook hier de einddatum goed in kaart.

    Medische informatie mag u alleen bewaren als dit betrekking heeft op het functioneren van de werknemer. U bent verplicht op de personeelsgegevens te beschermen. Hoe zorgt u ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot personeelsgegevens? Wijst u diegene die toegang heeft tot de personeelsdossiers op hun geheimhoudingsplicht? Wist u dat iedere werknemer ALTIJD inzage mag hebben in wat u bewaart over uw werknemer? En bent u bewust van de verplichting dat u 7 jaar het dossier moet bewaren, zelfs na vrijwillige uitdiensttreding?

    Digitaal tijdperk
    We leven in een digitaal tijdperk. Toch bestaat er nog een angst voor een digitale personeelsdossier? Misschien bent u bang dat de gegevens onvoldoende beveiligd zijn. Ik kan u verzekeren dat uw gegevens in ons HR- en salarissysteem veilig zijn! Ons systeem voldoet aan alle veiligheidseisen.

    Hoe werkt het?
    Als klant van PvExpert gebruikt u ons HR-systeem al. U hoeft geen nieuw systeem aan te schaffen of abonnementsgeld te betalen. U heeft de functionaliteit voor digitaal dossiervorming geheel gratis tot uw beschikking. Misschien bent u daar niet eens van bewust.

    Bent u nog geen klant dan ziet u dat niet alleen de personeelsadministratie gemakkelijk gaat bij PvExpert maar dat u ook beschikking heeft tot vele extra’s. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact met ons op.

    Toevoegen van documenten
    Het is mogelijk om via ons HR-systeem een verlofkaart bij te houden, of ziekteverzuim te registreren. Het is ook mogelijk om per medewerker diverse documenten te koppelen zodat u een compleet digitaal personeelsdossier krijgt.
    Een extra mogelijkheid is er om documenten toe te voegen die u beschikbaar maakt voor al uw medewerkers. Denk hierbij aan de diverse handboeken.  

    Hoe werkt het?
    Document toevoegen voor elke medewerker
    Hoe deelt u documenten met alle werknemers? Denk hierbij aan het personeelshandboek, de cao of elk ander belangrijk document binnen uw organisatie.

  • Klik in de startbalk op het paperclipje.

  • U komt nu in het online dossier terecht en kan klikken op de knop

  • Er verschijnt een volgend venster.

  • Sleep het document dat u wilt toevoegen vanuit de verkenner of voeg via blader het document toe. Kies het documenttype. Er staan een aantal standaard documenttype in het systeem maar via de + kunt u zelf een documenttype toevoegen.

  • U kunt nu een naam geven aan het document. Bijvoorbeeld cao. Klik daarna op de groene knop toevoegen.

     

  • U komt weer terug in de sheet documenten wijzigen/toevoegen. Hier kunt u eventueel een nummer toevoegen. De omschrijving moet u altijd invullen.
    Er zijn nog meer mogelijkheden, bijvoorbeeld om een einddatum in te vullen. Bekijk ons filmpje voor een heldere uitleg.
    Overzicht van toegevoegde documenten
    Het bestand is nu toegevoegd aan het online dossier. Achter het bestand vindt u 3 knoppen.

  • Als u met de muis op de i gaat staan dan kunt u zien wie het document heeft toegevoegd en wanneer

  • Met de middelste knop opent u het bestand. Met het kruisje kunt u het bestand weer verwijderen.

    Let op!
    Als u het bestand ook wilt delen met werknemers dan moet u voor document type: Medewerker-login document kiezen. Dat is de enige manier om het document zichtbaar te krijgen in de medewerkerslogin.

     

  • Wat ziet de werknemer?
    De medewerker ziet alleen de naam van het bestand maar niet de omschrijving die u aan het bestand heeft gegeven.

  • Nu duidelijk is hoe een document deelt met de personeelsleden, stappen we over naar een document toevoegen in een persoonlijk dossier van de medewerker.

    Hoe koppelt u documenten aan een persoonlijke medewerker?
    Zoals ik in de introductie al aangaf bent u verantwoordelijk voor de privacy van uw medewerker. U moet ervoor zorgen dat niet iedereen toegang krijgt tot het personeelsdossier. Als u gegevens koppelt aan een betreffende medewerker zoals een arbeidsovereenkomst en een ID-bewijs wilt u niet dat iedereen die gegevens kan bekijken.

    Hoe doen we dat?
    Kies in het systeem een werknemer waar u een document aan wilt koppelen. U hoeft natuurlijk geen dossier aan te maken omdat alle medewerkers al voor de salarisadministratie in het systeem staan.

    Als u de salarisadministratie aan PvExpert heeft uitbesteed, zult u zien dat wij de belangrijkste documenten al voor u gekoppeld hebben. Als u daar vragen over heeft, dan weet u ons te vinden.

    Toevoegen van een persoonlijk document
    De werknemer heeft dezelfde startbalk als het bedrijf met ook daarin een paperclip.

  • Als u hierop klikt, werkt het allemaal precies hetzelfde als het toevoegen van een document op bedrijfsniveau zoals hierboven beschreven.

    Hoe het ook kan
    Bijna op elke dashlet vindt u het woordje meer.. Als u daarop klikt, kunt u niet alleen een bestand toevoegen maar ook een map aanmaken om direct een overzicht te creëren.
    Om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst toe te voegen gaat u naar het dashlet dienstverband en klikt u op meer…

  • U komt nu in een ander venster terecht. Klik op het paperclipje

  • Dan ziet u een bekend venster verschijnen die u al eerder zag bij het koppelen van een bedrijfsdocument.

  • Als u de velden heeft ingevuld kiest u voor Opslaan. Het document is nu gekoppeld.
    Als u op deze manier uw documenten koppelt dan worden er ook direct mapjes aangemaakt om uw documenten te organiseren. Voegt u documenten toe aan het startmenu dan blijven de documenten los onder elkaar staan.

  • Tot zover het koppelen van de bestanden. Kijk voor meer informatie naar onze instructievideo.

    Geen extra factuur
    U mag zoveel documenten uploaden als u wilt. De factuur zal niet omhoog gaan.

    Contact
    Ik wens u veel succes met het aanleggen van een digitaal dossier. Als u vragen heeft dan kunt u uiteraard contact opnemen met PvExpert. Wij denken graag met u mee!

     

error: Content is protected !!