Het einde van het jaar is alweer in zicht. In deze drukke periode is het extra belangrijk alles zo vroeg mogelijk te regelen. Zo kun je in de laatste loonaangifte van het jaar nog correcties doorvoeren, en moeten wij aangeven of de vrije ruimte van de WKR is overschreden. Wij helpen je graag op weg met dit handige stappenplan.

Afsluiting 2021

1. Verwerkingstijd
Houd rekening met vertragingen. Rond de feestdagen heeft iedereen meer tijd nodig om mutaties te verwerken. Niet alleen PvExpert, maar ook de bank zal langer doen over mutaties en betalingen. Wij vragen je alle benodigde informatie uiterlijk 15 december 2021 aan te leveren.

2. Declaraties
Vraag na of jouw medewerkers alle declaraties hebben ingediend. Gebeurt dit digitaal, keur deze dan ook goed; zonder goedkeuring kunnen wij ze niet verwerken.

3. Overwerkuren
Kijk na of alle overwerkuren zijn verrekend.

4. Werknemers aan/afmelden
Zijn alle nieuwe werknemers aangemeld bij ons? Zijn alle uit dienst getreden werknemers bij ons afgemeld? Staat er niemand meer op de loonlijst die niet bij jullie werkt? Zijn alle verlopen contracten aan ons doorgegeven?

5. S&O-afdrachtvermindering
Geef de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk aan ons door, zodat wij de maximale afdracht kunnen berekenen.

6. Vrije ruimte
Controleer of er nog verstrekkingen/vergoedingen zijn gegeven. Denk hierbij aan personeelsfeesten, borrels buiten de werkplek, kerstpakketten et cetera. Grote kans dat wij de vrije ruimte moeten gaan invullen. We ontvangen daarom graag de facturen inclusief btw, zodat wij een eventuele overschrijding van de vrije ruimte op tijd kunnen aangeven aan de belastingdienst.

6a. Let op: de vrije ruimte van 2021 kan alleen worden gebruikt voor betalingen/verstrekkingen in 2021. Alles wat in 2022 plaatsvindt, valt in de vrije ruimte van 2022. Houd rekening met het genietingsmoment (moment van betaling) dat wordt gebruikt voor de bepaling in welk jaar de betaling/verstrekking valt. Andersom geldt: zodra het jaar 2022 is begonnen, kun je geen gebruik meer maken van de vrije ruimte uit 2021.

6b. De vrije ruimte wordt bijgehouden bij de salarisdocumenten, in het overzicht werkkostenregeling.

7. Bonussen
Geef eventueel uitgekeerde bonussen (zoals prestatieloon of eindejaarsuitkering) aan ons door, zodat wij deze kunnen verwerken op de loonstroken. De betalingen in de boekhouding moeten aansluiten met de salarisadministratie.

8. Bedrijfsauto’s
Denk aan een wisseling van bedrijfsauto’s. Helaas merken wij regelmatig dat we informatie over een autowissel niet tijdig ontvangen. Controleer op de loonstrook (rechts bovenaan) of wij het juiste kenteken hebben van de betreffende werknemer en geef eventuele wijzigingen aan ons door.

9. Verlof
De verlofkaarten worden alleen bijgewerkt als alle aanvragen zijn goed- of afgekeurd. Zorg ervoor dat dit zo snel mogelijk is geregeld, zodat wij de jaarwissel sneller kunnen draaien.

Het verlofsaldo dat tijdens het draaien van de jaarwissel staat geregistreerd, nemen wij mee naar 2022. Zodra wij het systeem hebben omgezet naar 2022, worden eventuele wijzigingen in 2021 niet meer automatisch aangepast. Houd hier rekening mee.

9a. Zodra we de lonen van december hebben verwerkt, zie je dat het verlofsaldo van alle medewerkers op nul staat. Dit komt doordat het systeem op dat moment al is omgezet naar januari, terwijl officieel de eerste periode van het nieuwe jaar nog moet beginnen. Het verlofsaldo is dus niet verdwenen; dat komt er vanzelf achteraan. Je kunt nog gewoon verlof afboeken in 2021. Zolang je zorgt dat de aanvraagdatum klopt, komt het verlof in het juiste jaar te staan.

Voorbereiding 2022

1. Premie Werkhervattingskas
Je krijgt van de belastingdienst de brief Premie Werkhervattingskas 2022. Je bent verplicht ons hiervan een kopie te sturen. Dit jaar is dit extra belangrijk, omdat er per 1 januari 2022 een nieuwe verdeling komt in het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof). Om te bepalen in welke categorie jouw bedrijf valt, hebben wij deze brief nodig.

2. Pensioenpremie
Je krijgt een brief/mededeling pensioenfonds met de nieuwe premies voor 2022. Ook van deze brief ontvangen wij graag een kopie.

3. Jaarwerk voor pensioenfonds
Je krijgt een verzoek van de pensioenfondsen om het jaarwerk aan te leveren. Verzorg jij zelf de pensioenen? Dan hoeven wij dit niet te weten. Anders zijn wij uiteraard graag op de hoogte van de inhoud van deze brief.

4. Loonaangiftedata
Je krijgt van de belastingdienst een brief met data waarop je loonaangifte moet doen. Je kunt deze brief als bedrijfsdocument toevoegen in ons online salarissysteem.

5. Werknemerspremies
Er zullen verschillende mededelingen vanuit de overheid komen over de werknemerspremies voor 2022. Wij kunnen pas begin januari loonberekeningen maken voor 2022.

Uiterlijk 15 december

Om het jaar correct, volledig en op tijd af te kunnen sluiten, vragen wij je alle benodigde informatie uiterlijk 15 december 2021 aan te leveren. Op deze manier hebben wij alles gegarandeerd voor de kerstdagen verwerkt en kan iedereen met een gerust hart feest gaan vieren. Voor alles wat na 15 december binnenkomt, kunnen wij deze verwerkingstijd niet garanderen.

Maak je gebruik van de uitgebreide mogelijkheden van ons online salarissysteem, dan kun je documenten eenvoudig zelf toevoegen en structureren. In onze instructievideo’s leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet. Gebruik je deze mogelijkheden nog niet, stuur de documenten dan naar mutaties@pvexpert.nl.

Tot slot

Heb je aanvullende vragen of kom je ergens niet uit? Neem dan gerust contact met ons op.

Namens het hele team van PvExpert: alvast een fijne decembermaand gewenst!