• De jaarafsluiting staat weer bij ons op de agenda. Bij het schrijven van dit blog zijn Sinterklaas en zijn Pieten onderweg naar Nederland en ik zie de kerstversiering alweer in de winkel liggen. De tijd vliegt soms aan me voorbij. Het is toch echt weer tijd om aandacht te geven aan de jaarafsluiting!
    December de maand om een overzicht te maken van taken die in 2015 nog moeten gebeuren om het jaar af te sluiten. Als u de volgende punten hebt afgehandeld kunt u 2015 definitief achter u laten.

    Waar moet u aan denken bij een goede jaarafsluiting?

    Voor een goede jaarafsluiting is het nodig dat u de volgende punten nauwkeurig afrondt. Het kan u geld opleveren of problemen besparen.

     Uitbetalingen in 2015
    Hebt u alle declaraties van het personeel uitbetaald?
    Zijn alle uren/dagen uitbetaald?

     Nieuwe werknemers 56+
    Hebt u personeel in 2015 in dienst genomen met een 56+ leeftijd? Controleer of u recht hebt op een premiekorting.
    Controleer nu of de werknemer een uitkering kreeg voordat hij bij u in dienst kwam.
    Is het antwoord ja, laat de werknemer dan een doelgroepenverklaring bij het UWV-aanvragen (zorg ervoor dat dit nog in 2015 gebeurt).
    Stuur deze verklaring dit jaar nog naar ons toe
    Uw besparing kan in de komende drie jaar oplopen tot € 7.000 per jaar

     Arbeidsgehandicapte werknemers
    Als u een werknemer met een beperking in dienst neemt, dan kunt u korting krijgen op de WAO, WIA of WW premie. Het is niet altijd duidelijk of iemand een beperking heeft maar dat mag u altijd vragen. Is de werknemer langer dan 2 maanden bij u in dienst, dan is hij verplicht antwoord te geven op uw vraag.
    Vraag aan uw nieuwe medewerker of hij of zij een beperking heeft.
    Is het antwoord ja, geef dit dan deze maand nog aan ons door.  

     Jongeren
    Hebt u het afgelopen jaar jongeren in de leeftijd van 18 jaar tot en met 26 jaar aangenomen? Hadden zij een WW-uitkering of een uitkering volgens de participatiewet? Werken ze meer dan 32 uur per week voor u? Laat ons dit weten! Dit levert u een besparing van € 3.500 per jaar op in de komende 2 jaar.

     Directeur Groot Aandeelhouder
    Bent u een DGA? Denk aan uw gebruikelijk loon van € 44.000 per jaar. Parttime werken is in beginsel ook gewoon € 44.000. Bij twijfel kunt u het beste overleggen met de belastingdienst.

     Auto van de zaak
    Zijn er werknemers van auto gewisseld? Zijn de wisselingen aan ons doorgegeven? Op de loonstroken ziet u rechtsboven een kenteken staan. Klopt dit niet met de werkelijkheid? Geeft u dit dan direct aan ons door!

     Speur en ontwikkelingswerk
    Heeft u de afdracht speur- en ontwikkeling ontvangen en geheel verwerkt? U kunt nooit meer ontvangen dan het bedrag dat u moest betalen. Bij twijfel stuur de beschikking nog een keer aan ons op.

     Bekeuringen
    Zijn alle bekeuringen ingehouden bij het personeel?

     Verlof
    Maakt u gebruik van van ons online HR- en salarissysteem? Wilt u dan controleren of alle verlofaanvragen zijn goedgekeurd? Is dit niet het geval dan worden de vakantie-uren niet afgeschreven van de vakantiekaart. De werknemer neemt dan meer verlofuren mee naar 2016 dan waar hij recht op heeft.

     Online formulieren
    Zijn alle online formulieren in het HR- en salarissysteem goedgekeurd en verwerkt?

     Nettolonen
    Is er een aansluiting met de financiële administratie? Zijn alle nettolonen die u betaald hebt ook allemaal verwerkt in de salarisadministratie? Zo niet, geef dit aan ons door, zodat we de juiste nettolonen in het juiste jaar kunnen verwerken.

     Vrije ruimte
    Als u alles heeft verwerkt moet u een bedrag toewijzen aan de vrije ruimte inzake de WKR. Bij een overschrijding van uw vrije ruimte zullen wij in de laatste loonaangifte 80% van de overschrijding moeten aangeven. Geef de bedragen die zijn aangewezen voor de vrije ruimte inclusief btw aan ons door.

    Wat is precies de vrije ruimte?

    Ik ga iets dieper in op de vrije ruimte. De vrije ruimte is een ruimte om netto beloningen/verstrekkingen aan het personeel te kunnen geven zonder dat daar belasting over wordt geheven. De boekhouder kan een aantal bedragen hebben aangewezen aan de vrije ruimte. Deze bedragen zijn voor ons niet zichtbaar, en die moet u aan ons doorgeven. Dit gaat over bedragen inclusief btw. Laat uw boekhouder gerust contact met ons opnemen. De werkkostenregeling (WKR) wordt samen bepaald door de boekhouder, de HRM-medewerker en de salarisadministrateur. Een driehoek waar u misschien liever buiten blijft staan.  

    Hebt u geen boekhouder en/of HRM-medewerker?

    Wat moet u aan ons doorgeven aan het einde van het jaar? Elke maand zetten wij een document Werkkostenregeling in het systeem voor u klaar. Hierin wordt de vrije ruimte voor u berekend.

    Onbelaste vergoedingen
    Het kan zijn dat u met het salaris onbelaste vergoedingen/ verstrekkingen aan uw personeel hebt gedaan waar wij niet van kunnen beoordelen of dit wel netto vergoed mocht worden. Denk aan een onkostenvergoeding. Als deze onderbouwd is met bonnen mag u het bedrag netto vergoeden. Heeft u geen bonnen, dan mag u het bedrag niet netto vergoeden. In het laatste geval wordt het bedrag maandelijks in uw vrije ruimte meegenomen. De werkkostenregeling vindt u terug in het overzicht van de maandelijkse documenten.

    Vergoedingen aan personeel
    Buiten de salarisadministratie om (in de boekhouding) kunt u vergoedingen/verstrekkingen hebben gedaan aan het personeel. Het is belangrijk om te bepalen of u dit onbelast mocht vergoeden of dat het bedrag nog belast moet worden. In het laatste geval kunt u ervoor kiezen om dit bedrag aan uw vrije ruimte toe te wijzen. Het lastige van de WKR is dat deze belasting uit uw boekhouding moet blijken, maar dat via de salarisadministratie de belasting met de 80% eindheffing wordt verwerkt.

    Vrijstellingen of nihil waarderingen
    Er wordt in de wet een opsomming gegeven van gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Elk bedrag in uw boekhouding moet u toetsen aan deze gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen. Wordt in de boekhouding niets vermeld, dan is het automatisch loon.

    Dit loon kunt u belasten op de loonstrook dan betaalt de werknemer de loonbelasting of u wijst dit loon toe naar de vrije ruimte.

    Wat voor soort bedragen kunt u tegenkomen voor bepaling toewijzing naar de vrije ruimte?

    1) Reiskosten zijn onbelast, die bedragen hoeven wij niet te weten

    2) Betaalt u 19 cent per gereden kilometer én het parkeerkaartje? Het parkeerkaartje is dan loon en de waarde van het parkeerkaartje moet tot het loon worden gerekend.

    3) Lunch op de werkplek? Dit is loon en moet per maaltijd € 3.20 als loon worden gerekend.

    4) Zijn er fietsen verstrekt volgens het fietsplan? Dit is loon, de waarde van de fiets moet tot het loon worden gerekend. Ook als uw werknemer het bedrag terugbetaald. De terugbetaling wordt gedaan met brutobedragen bijvoorbeeld van (over)uren of vakantiegeld etc. Maar de kostprijs van de fiets is een nettobedrag en daarom valt de fiets in uw vrije ruimte.

    5) Mogen werknemers op uw kosten naar de fitness? Dit is loon, de waarde van de fitness moet tot het loon worden gerekend.

    6) Hebt u een bedrijfsfeest/borrel gehad op een andere locatie dan de werkplek? Dit is loon en de waarde van de borrel/bedrijfsfeest moet tot het loon worden gerekend.

    7) Hebt u een kerstpakket gegeven? Dit is loon, de waarde van het kerstpakket moet tot het loon worden gerekend.

    Wilt u bepaalde loonkosten niet op de loonstrook vermelden?

    U wilt waarschijnlijk een bedrijfsfeest of kerstpakket niet op de loonstrook vermelden. Daarom is er een vrije ruimte, deze kosten kunt u toewijzen aan de vrije ruimte. Wij hebben de bedragen inclusief btw nodig, daarmee gaan wij de eindheffing berekenen.

    Vragen

    Het is een hele lijst geworden van zaken waar u aan moet denken bij de jaarafsluiting. Hebt u nog vragen of opmerkingen? Dan weet u ons te vinden. Wij helpen u graag.

    De laatste tip van het jaar!

    Wilt u ruim voor de Kerstdagen betalen? Geef de mutaties dan extra vroeg aan ons door. December is een hele gezellige, maar voor ons ook een drukke maand. Als u uw wijzigingen op tijd doorgeeft, kunnen wij de zaken op tijd voor u regelen.

    Dan kunt u genieten van deze feestmaand!

     

error: Content is protected !!