Ziekmeldingen en de Wet Poortwachter

Vorig keer heb ik het met u gehad over verlofmeldingen. In dit blog leg ik uit hoe u uw werknemer in het systeem ziek meldt. Verlofmeldingen zijn zowel voor de werkgever als voor de werknemer leuker dan een ziekmelding. En ook al doet u er alles aan om het ziekteverzuim terug te dringen. Iedereen kan ziek worden.

Mijn werknemer meldt zich ziek, en nu?

Soms kan er met een ziek gevoel nog wel gewerkt worden maar vaak is het verstandiger om onder de dekens te kruipen in de hoop dat het snel over is. Uw werknemers in loondienst krijgen deze ziekte-uren gewoon doorbetaalt. Hoe kunt u dit als werkgever goed registreren? De Wet Poortwachter verwacht een aantal acties van u en natuurlijk wilt u ook dat uw personeel zo snel mogelijk weer komt werken.

Correcte ziekmelding en Wet Poortwachter

Ik neem u stap voor stap mee zodat u het ziekteverzuim kunt registreren in ons HR- en salarissysteem en direct ook de Wet Poortwachter in de gaten kunt houden.

Ziekteverzuim toevoegen

Ga via de Explorer in het systeem naar de werknemer die zich ziek heeft gemeld. In het dashlet 'Verzuim' (de vakken in het systeem heten dashlets) klikt u op de knop + om het verzuim in te voeren.

1. De startdatum is de datum waarop uw werknemer ziek werd.
2. De meldingsdatum is de datum waarop u de ziekmelding kreeg.
3. Bij verzuimpercentage kunt u aangeven hoeveel procent uw werknemer ziek is.
4. Het veld 'opmerkingen' is een vrij in te vullen tekstveld. Hier kunt u een kort verslag van het telefoongesprek noteren of andere bijzonderheden van de ziekmelding.
5. De dossiertype kunt u zelf aanpassen, maar standaard kunt u een aantal opties kiezen.

a. Oorzaak
De oorzaak kan een bedrijfsongeval zijn of als gevolg van een zwangerschap. Dit is belangrijk te   vermelden want dan kunt u uw geld bij het UWV terugvragen.

b. Actie
De actie is bijvoorbeeld een inspectie inschakelen of dat u wilt dat een Arboarts direct een bezoek brengt?

c. Soort klacht
Dit is belangrijke informatie voor de Arboarts.

Ziekmelding wijzigen

Op de startpagina van de werknemer ziet u de ziektegeschiedenis van de betreffende werknemer.

Als u op 'meer….' klikt kunt u het onlinedossier van de betreffende werknemer onderhouden. U vindt daar ook de documenten voor de Wet Poortwachter.

De knop 'Dossier wijzigen' kunt u gebruiken als u nog iets aan de ziekmelding wilt wijzigen of een fout wilt corrigeren.
De knop 'Herstelmelding' gebruikt u als uw werknemer volledig is hersteld.
Wanneer uw werknemer gedeeltelijk is hersteld dan gebruikt u de knop 'Gedeeltelijk herstelmelding' om het percentage van herstel in te voeren.

Door het verzuim percentage te wijzigen regelt u een gedeeltelijke herstelmelding. Dit percentage is het percentage dat uw werknemer nog ziek is.

Vergeet niet om op 'Opslaan' te klikken.

Als u een herstelmelding hebt gedaan dan ziet u in het dossier een nieuwe regel verschijnen met de afgesloten melding. Zo kunt u het verloop van de ziekte in de gaten houden.

Actiepunten verzuim werknemer

Als uw werknemer zich ziekmeldt bent u verplicht een aantal acties uit te voeren. Deze acties staan standaard in het HR- salarissysteem. Met de knop '+ Nieuw actiepunt' kunt u naast de wettelijk verplichte acties ook een eigen actie aanmaken. Bijvoorbeeld een actie dat u uw werknemer wilt bellen na twee weken.

U ziet in het systeem een overzicht van de acties. De verplichte acties, en uw eigen acties. Op deze wijze maakt u een overzichtelijk en compleet onlinedossier. Het systeem waarschuwt u met een mail als er een actie van u wordt verwacht.

Documenten ziekteverzuim
Bij het verzuimdossier kunt u ook documenten koppelen. Bijvoorbeeld een brief van de Arbo-arts. Als u een melding krijgt dat er een actie nodig is in het kader van de Wet Poortwachter, dan kunt u achter de actie klikken op het icoontje met het pijltje. Het bijbehorende document wordt dan geopend.

Wat ziet de manager?
De manager ziet na het verwerken van de ziekmelding in het HR- en salarissysteem de volgende melding op zijn bureaublad:

Klikt hij op 'meer…' dan zullen alle lopende ziekmeldingen die onder de verantwoording vallen van deze manager zichtbaar worden. Beginnend met de eerst volgend actiepunt en de actiedatum.

Welke rapporten kunt u uit het systeem halen?

U kunt op elk gewenst moment een overzicht maken met alle verzuimregistraties en de gegevens naar Excel exporteren. Op de rapporten staan ook de uurlonen van de zieke werknemers en het aantal dagen dat iemand ziek is (of is geweest).

Online overzicht

Er zijn online verschillende mogelijkheden om gegevens uit het systeem te halen. U klikt op een bepaalde afdeling als u meer gegevens wilt bekijken.

De grafiek ziet er ongeveer zo uit:

Per afdeling kunt u een lijst maken:
- Per afdeling
- Van de Kosten
- Van het verzuimpercentage
- Van het aantal verzuimuren

De lijsten kunt u met één knop exporteren naar Excel of u kunt er een PDF van maken.

Koppeling met Arbodiensten

U kunt de verzuimmeldingen koppelen met diverse arbodiensten zodat u maar één melding hoeft in te voeren. Dit kan door middel van een Xml-bestand. Als u daar interesse in heeft, bel ons dan gerust om de mogelijkheden te bespreken.